Digitalisierung nimmt in Visbek Fahrt auf

Die Digitalisierung von Verwaltungen ist in aller Munde. Das Ziel ist eine effiziente, moderne und barrierefreie digitale Verwaltung für Bürger und Unternehmen. Zum einen geht es also darum, den Bürgern bestimmte Dienste online zugänglich zu machen. Und zum anderen müssen in den Verwaltungen selbst die nötigen strukturellen Voraussetzungen dafür geschaffen werden.

Um dies zu bewerkstelligen, hat die Gemeinde Visbek im Juli einen Digitalisierungsbeauftragten eingestellt. Mit Michael Preuß konnte ein IT-Fachmann gewonnen werden, der zuletzt für den Niedersächsischen Fußballverband (NFV) und zuvor beim Deutschen Fußballbund (DFB) in der Administration gearbeitet hat. Beim NFV leitete er die gesamte digitale Verbandsadministration für Niedersachsen.

Die Arbeit in der kommunalen Verwaltung ist für den 56-Jährigen Neuland. Daher steht er zunächst vor zwei großen Aufgaben: Zum einen muss er sich in die Verwaltungsabläufe und -strukturen einarbeiten und zum anderen hat er mit der Umsetzung der Digitalisierung begonnen.

Der Digitalisierungsprozess wurde in Visbek im Herbst 2024 von der Politik angestoßen. Auf Antrag der CDU-Fraktion nahm die Verwaltung gemeinsam mit den Fachfirmen kommIT und Public Experts zunächst eine Bestandsanalyse vor, anhand derer im Anschluss ein Digitalisierungskonzept erstellt wurde, das es nun umzusetzen gilt.

Das erste Ziel ist, alle Akten zu digitalisieren. Aktuell arbeitet Preuß deshalb in enger Absprache mit den drei Amtsleitern Jörg Reinke, Raphael Hermes und Frank Wahls daran, einen Aktenplan zu erstellen, anhand dessen alle Akten der Gemeindeverwaltung digitalisiert werden. Der Aktenplan ist die Grundlage für alle weiteren Digitalisierungsschritte, die in den nächsten Jahren folgen sollen. „Ohne den Plan geht es nicht“, erklärt Michael Preuß.

Er geht davon aus, dass der fertige Aktenplan Ende des Jahres in einer Testumgebung erprobt werden kann. „Eine Testumgebung ist wichtig, um mögliche Probleme und Verbesserungspotenziale zu erkennen“, sagt Preuß. Wenn alles funktioniert wie geplant, soll die erste Akte Anfang 2026 digitalisiert werden.

„Für Außenstehende ist es manchmal schwierig zu verstehen, wie viel Zeit die Abläufe in Anspruch nehmen“, räumt er ein. Doch diese Zeit müsse sich die Verwaltung jetzt nehmen. Ohne einen vernünftigen, gut durchdachten Aktenplan als Basis können die weiteren Digitalisierungsschritte nicht optimal verwirklicht werden.

Nach der Fertigstellung des Aktenplans wird es an die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG) gehen. An diesem Punkt werden vor allem die Bürger den Digitalisierungsprozess unmittelbar zu spüren bekommen. Denn auf der Basis des OZG werden Verwaltungsleistungen nach und nach künftig vollumfänglich elektronisch angeboten werden können. In einigen Verwaltungen ist dies schon der Fall, etwa bei Leistungen wie Personalausweis oder Gewerbeanmeldung.

Außerdem dürfe nicht unterschätzt werden, dass auch die Bürger für die Nutzung der Online-Verwaltungsleistungen einige Voraussetzungen erfüllen müssten. Er betont daher: „Wir müssen die Bürger mitnehmen.“

IT-Fachmann bei der Arbeit: Michael Preuß ist in Visbek für die Digitalisierung der Verwaltung zuständig. Foto: Albers/Gemeinde Visbek